Palembang 30/6 (Sumselnian.com), Untuk memperkuat tata kelola kearsipan yang profesional, akuntabel, dan efisien, Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan resmi mengimplementasikan MAS ProVSS (Monitoring Akuisisi Arsip Statis Provinsi Sumatera Selatan). Program ini merupakan inisiatif inovatif berbasis SOP (Standar Operasional Prosedur) dan sistem monitoring digital untuk mengakselerasi penyerahan arsip statis dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) secara lebih tertib dan terstruktur, yang diinisiasi oleh Irma Yusnita, S. Pd, M.M (Kepala Seksi Akuisisi dan Pengelolaan Arsip Statis Bidang Pengelolaan Dinas Kearsipan Propinsi Sumatera Selatan yang di mentori oleh ibu Hj. Anny Murdayani, SE, M. Si dengan bimbingan Coach ibu Hj. Suhailah, S.E, M. Si Widyaiswara Ahli Utama, BPSDMD Propinsi Sumatera Selatan, dengan tema aksi perubahan “Peningkatan Efisiensi Akuisisi Arsip Statis melalui Implementasi SOP dan Monitoring Akuisisi Arsip Statis berbasis Sistem Pada Dinas Kearsipan Propinsi Sumatera Selatan.
Melalui program MAS ProVSS, Dinas Kearsipan menetapkan SOP akuisisi arsip statis sebagai pedoman resmi bagi OPD dalam menyerahkan arsip sesuai ketentuan JRA. Bersamaan dengan itu, dikembangkan pula sistem monitoring digital berbasis spreadsheet interaktif yang dapat:
- Memantau progres penyerahan arsip OPD secara real-time,
- Menyajikan data kinerja akuisisi per OPD,
- Memberikan peringatan otomatis jika terjadi keterlambatan,
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas proses akuisisi.
Sistem ini telah diuji coba pada sejumlah OPD dan menunjukkan hasil yang menggembirakan, di mana proses penyerahan arsip yang sebelumnya berlangsung selama 1–2 minggu, kini dapat dipangkas menjadi hanya beberapa hari kerja. Dari target 10 OPD yang ingin di capai pada jangka Pendek terdapat 12 OPD yang secara cepat menyerahkan arsip statisnya.
Implementasi SOP Akuisisi Arsip Statis dan sistem monitoring digital MAS ProVSS membawa dampak positif yang signifikan, baik dari sisi manajerial, teknis, maupun strategis kelembagaan. Berikut uraian lengkap manfaatnya, untuk Dinas Kearsipan sendiri dapat dimanfaatkan sebagai :
- Sebagai Pedoman Teknis yang Jelas dan Seragam
Dengan adanya SOP, seluruh petugas memiliki acuan baku dalam proses akuisisi arsip, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pelaporan. Hal ini mengurangi interpretasi yang berbeda dan meningkatkan standar mutu pelayanan kearsipan. - Mempermudah Pengawasan dan Evaluasi
Sistem monitoring memungkinkan pejabat fungsional dan pimpinan memantau progres penyerahan arsip OPD secara real-time, sehingga proses pembinaan menjadi lebih tepat sasaran dan berbasis data. - Efisiensi Waktu dan Sumber Daya
Proses manual yang sebelumnya memakan waktu dan tenaga kini digantikan dengan proses digital yang lebih cepat, hemat biaya, serta meminimalkan risiko kehilangan atau kesalahan pencatatan arsip. - Penguatan Kapasitas Lembaga
Dengan sistem yang lebih modern dan prosedur yang tertata, Dinas Kearsipan dapat lebih siap menghadapi tantangan audit, permintaan layanan publik, serta pelaporan kepada instansi pusat seperti ANRI dan BPK. - Meningkatkan Profesionalisme Arsiparis
Aksi perubahan ini mendorong peningkatan kompetensi SDM, khususnya dalam penguasaan SOP, keterampilan digital, dan pemahaman kebijakan akuisisi arsip statis.
Manfaat dari Inovasi ini untuk Pemprov Sumsel adalah a) Memperkuat Akuntabilitas Kelembagaan
Arsip statis yang terkelola dengan baik menjadi bukti akuntabel terhadap pengambilan kebijakan, penggunaan anggaran, dan pelaksanaan program pembangunan oleh OPD. b) Mendorong Tertib Administrasi dan Dokumentasi. Implementasi SOP dan monitoring mendorong OPD untuk tertib dalam menyusun, menyimpan, dan menyerahkan arsip sesuai aturan, sehingga menciptakan budaya kerja yang lebih disiplin dan terstruktur. c)Menjadi Instrumen Reformasi Birokrasi. Sistem ini memperkuat integritas dan transparansi birokrasi daerah melalui proses dokumentasi yang dapat diaudit dan diakses sesuai ketentuan. d) Meningkatkan Pelayanan Publik
Dengan arsip yang lengkap dan tersimpan baik, permintaan informasi dari masyarakat, media, peneliti, maupun instansi pengawasan dapat dilayani dengan cepat dan akurat. dan e) Sebagai Model Praktik Baik Daerah
Keberhasilan MAS ProVSS menunjukkan bahwa Provinsi Sumatera Selatan mampu menjadi pelopor dalam inovasi kearsipan di tingkat daerah, yang dapat direplikasi di provinsi dan kabupaten/kota lainnya.
Plt. Kepala Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan menyatakan bahwa MAS ProVSS akan terus dikembangkan dan diperluas cakupannya. “Kami berkomitmen menjadikan pengelolaan arsip statis sebagai prioritas pembenahan birokrasi. Implementasi SOP dan sistem monitoring digital adalah langkah awal menuju tata kelola arsip modern yang transparan, efisien, dan berdaya guna tinggi,” ungkapnya. Hal ini juga sangat di dukung oleh Sekda Propinsi Sumatera Selatan H. Edward Chandra yang menyatakan bahwa inovasi ini dapat di implementasikan secara berkelanjutan sehingga terbangunnya budaya tertib arsip statis dalam birokrasi pemerintah propinsi Sumatera Selatan.
Sementara itu, Kepala BPSDMD Provinsi Sumatera Selatan, Prof. Edwar Juliartha, yang juga sebagai Ketua Asosiasi Arsiparis Indonesia Wilayah Sumsel, memberikan apresiasi atas inovasi ini. MAS ProVSS adalah bentuk sinergi antara regulasi, teknologi, dan komitmen aparatur. Ini adalah usaha yang diharapkan bisa dilaksanakan secara konsisten. ujarnya.
Untuk informasi lebih lanjut tentang program MAS ProVSS, Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan membuka layanan konsultasi dan pelaporan melalui kanal digital internal serta agenda pembinaan OPD secara berkala. (AR)
